Karena berbagai kemajuan teknologi, kompetisi global, dan ketahanan
ekonomi dalam masyarakat yang kompleks, banyak jabatan menuntut adanya
kolaborasi di antara manusia lintas departemen atau lintas keakhlian. Intinya,
pikiran orang banyak akan lebih baik ketimbang pikiran satu orang saja.
Membangun sebuah tim adalah suatu proses memilih, mengembangkan, memberikan
kemudahan, dan melatih sebuah kelompok kerja agar berhasil mencapai tujuan
bersama. Di dalamnya mencakup memotivasi anggota-anggota agar merasa bangga
dalam melaksanakan tugas kelompoknya. Pembangun tim (team builder) harus mampu
memenuhi tuntutan tugas (kualitas hasil, tepat waktu, dsb.) dan memenuhi
kebutuhan anggota-anggota kelompok (adil, tidak konflik, dsb.)
Melalui kerjasama dan saling berbagi pengetahuan serta ketrampilan,
sebuah tim seringkali mampu menyelesaikan tugas secara efektif, ketimbang
dilakukan oleh seorang individu. - “A team is a group organized to work
together to accomplish a set of objectives that cannot be achieved effectively
by individuals”. Tim boleh jadi merupakan kelompok kerja yang relatif permanen,
namun juga bisa bersifat temporer yang bertugas untuk menyelesaikan sebuah
proyek tertentu. Tim yang relatif permanen biasanya dinamakan “natural
team work”, sedangkan yang temporer banyak disebut sebagai “a
cross-functional action team” – biasanya terdiri dari orang-orang dari
berbagai bagian atau departemen. Bentuk tim yang dianggap paling maju
adalah “self-directed”, karenanya tim semacam ini kurang memerlukan
pengawasan, dan memiliki otoritas penuh dalam penyelesaian tugas-tugasnya. Agar
tim bisa bekerja secara efektif dalam mengembangkan motivasi, kedekatan, dan
produktivitas, banyak organisasi yang memandang pembangunan tim merupakan salah
satu aspek dari pengembangan organisasi.
A. Maksud
dan Tujuan
Tim dibangun dengan tujuan untuk membantu kelompok fungsional
menjadi lebih efektif. Karena rasa individualisme dan persaingan atar pribadi
relatif tajam dalam organisasi, maka tidak semua kelompok kerja dapat
dikategorikan ke dalam suatu tim
Adapun maksud dari penulisan makalah ini adalah untuk melengkapi
tugas Sistem Informasi Manajemen.
Kerangka kerja (bahasa Inggris: framework)
adalah suatu struktur konseptual dasar yang digunakan untuk memecahkan atau
menangani suatu masalah kompleks.
Istilah ini sering digunakan antara lain dalam bidang perangkat lunak untuk
menggambarkan suatu desain sistem perangkat lunak yang dapat digunakan
kembali, serta dalam bidang manajemen untuk
menggambarkan suatu konsep yang memungkinkan penanganan berbagai jenis atau
entitas bisnis secara homogen.
B. Proses
Membangun TIM
Tidak mudah untuk memulai pembentukan tim. Perlu perencanaan yang
mendalam dan waktu untuk saling mengenal satu sama lain. Tim tidak cukup hanya
didukung dengan sistem-sistem, prosedur-prosedur dan harapan-harapan yang ada.
Kemungkinan mereka tidak cocok dengan standar job description, penilaian kerja,
penghargaan dan praktek-praktek promosi atau dengan sistem pengawasan dan
ukuran yang tradisional.
Suatu tim perlu pengarahan, pemantauan dan umpan balik dari
manajemen. Tim-tim seperti ini akan menjadi tanpa tujuan, sia-sia dan tidak
efektif. Untuk itu seorang manajer perlu mengupayakan penciptaan tim-tim yang
efektif sehingga memberikan kinerja jangka pendek dan panjang yang unggul.
Pembentukan
tim dan siklus pengembangan:
Tahap 1: Masa Infansi (Pembentukan)
Tahap 2: Masa Remaja (Mengalami Gejolak)
Tahap 3: Kedewasaan (Membentuk Norma dan Melaksanakannya)
Tahap 4: Mengalami Transformasi
Dalam
membangun sebuah tim, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:
Ø Memahami
dinamika kelompok dan prosesnya, serta apa implikasinya bagi pelaku
dan praktek supervisor.
Ø Menyadari
arti penting untuk mempengaruhi dan menetapkan norma kelompok sehingga mereka
mendukung bagi pencapaian hasil kerja yang baik.
Ø Memahami
pentingnya mendengarkan orang lain, bukan berpegang teguh pada posisi dan
pendapatnya.
Setiap pribadi dalam tim memiliki latar belakang, nilai-nilai dan
harapan masing-masing. Suasana yang konstruktif bagi berlangsungnya sikap
saling mendukung dan upaya kerjasama akan tercipta melalui:
Ø Upaya
mendorong anggota tim untuk memandang tim sebagai sumber gagasan, tehnik
pelaksanaan, bantuan dan dukungan.
Ø Upaya
mendorong tim untuk menyibukkan diri dengan berbagai usulan yang konstruktif.
Ø Mendorong
anggota tim untuk berani mengambil inisiatif dan melakukan tindakan.
Ø Menjamin
bahwa semua pertemuan dan diskusi formal yang dilakukan tim berlangsung
efisien.
Ø Mendorong
semua anggota untuk menuntaskan segala persoalan dan ketidaksepakatan secara
terbuka dan konstruktif, bukannya menekan atau menghambatnya.
C.
Membentuk
Struktur Tim
Setiap tim harus bekerja dengan suatu struktur yang memadai agar
berdaya menangani isu-isu berat dan memecahkan persoalan-persoalan yang rumit.
Walau struktur bisa berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya, namun
komponen yang umumnya ada meliputi :
· Tim
Pengarah, yang terdiri atas manajer-manajer tingkat atas, pimpinan serikat
kerja (kalau ada), manajer lini, penyelia, pimpinan tim, dan orang-orang
penting lainnya. Seperti seorang pilot, kelompok tersebut menetapkan
seperangkat tindakan dan berperan sebagai nara sumber dan pemberi umpan balik
atas kegiatan tim
· Perancang
Tim, merupakan tim lintas sektoral yang mencakup anggota-anggota dari semua
jenjang dan fungsi dalam organisasi. Anggotanya terdiri atas para penyelia dan para
manajer.
· Pemimpin,
merupakan unsur penting bagi keberhasilan tim. Pemilihan pemimpin merupakan
faktor penting, mereka harus yang bergaya partisipatif.
· Rapat-rapat,
merupakan aktivitas yang terpenting. Agenda ini harus difasilitasi dan
dilakukan relatif sering. Pimpinan harus dilatih untuk mengelola proses rapat
dan proses terjadinya hubungan antar pribadi. Proses rapat antara lain mencakup
perencanaan dan penggunaan agenda, mengelola jalannya rapat, mendistribusikan
notulen rapat, mengatur bahan dan waktu rapat. Saat rapat berlangsung pimpinan
rapat harus mampu meningkatkan partisipasi semua anggota untuk mengeluarkan
gagasannya, mengatasi pertentangan akibat adanya perbedaan pendapat, menangani
anggota-anggota yang “sulit”, dan menciptakan suasana rapat yang dinamis.
· Proses
konsultasi. Kehadiran pihak ketiga dalam upaya membimbing, mengajar, membantu
menyelesaikan konflik, kadang sangat diperlukan. Karena sesungguhnya mereka
bukan anggota tim, konsultan dapat memberikan tantangan bagi anggota tim.
Mereka bisa lebih obyektif dan bisa lebih bebas bekerja dan berpendapat ketika
membantu tim. Konsultan juga bisa membantu membangun aturan-aturan dan
cara-cara kerja. Mereka bisa diminta untuk mendidik anggota tim dalam menggunakan
peralatan, metode kerja, dan memecahkan masalah agar tim bisa lebih produktif.
D.
Mengumpulkan
Informasi
Membangun tim harus dimulai dengan penilaian diri anggota kelompok
(self-assesment), untuk mengetahui kelemahan dan kekuatan yang dimiliki oleh
setiap anggota. Pengembangan tim dapat ditetapkan berdasarkan data yang
diperoleh dari survai tentang sikap, wawancara dengan anggota tim, dan
pengamatan atas diskusi-diskusi kelompok. Cara-cara tersebut bermanfaat untuk
menilai sejumlah hal, antara lain iklim komunikasi, rasa saling percaya,
motivasi, kemampuan memimpin, pencapaian konsensus, dan nilai kelompok.
E.
Mengembangkan
Ketrampilan
Sebagian
besar proses “pembangunan tim” akan memusatkan kegiatannya pada pengembangan
ketrampilan yang diperlukan untuk menciptakan tim yang berkinerja tinggi.
Seperti halnya para atlit olah raga, setiap anggota tim harus belajar bermain,
bergerak, dan mempraktekan ketrampilan mereka. Beberapa jenis ketrampilan yang
sangat diperlukan dalam membangun tim yang baik adalah :
1. Kesadaran
untuk mengembangkan kelompok.
Harus disadari oleh semua anggota tim bahwa kemajuan suatu tim
dilakukan melalui tahapan-tahapan yang bisa diprediksi, yaitu fase orientasi,
fase evaluasi, dan fase kontrol. Fase orientasi ditandai oleh adanya ragu-raguan
para anggota kelompok akan peran mereka. Mereka kurang memahami apa yang harus
mereka lakukan selaku anggota tim. Pada fase evaluasi, anggota cenderung meng-
alami konflik yang disebabkan oleh kekurang-setujuan mereka terhadap cara-cara
penyelesaian tugas. Dalam fase ini kelompok bisa terpecah-pecah dalam beberapa
koalisi. Dalam fase kontrol, kelompok kembali bersatu, karena mereka mulai
memahami satu sama lainnya.
Apa yang terjadi di atas merupakan gejala normal yang banyak
terjadi. Faktor kepemimpinan merupakan hal yang paling krusial dalam hal ini.
Jika pimpinannya baik maka ketiga fase tersebut tidak berlangsung lama,
sehingga tim dapat segera bisa berfungsi.
2. Klarifikasi
Peran
Bahkan ketika tim sudah mulai bekerja, kadang mereka masih bingung
tentang apa yang harus mereka lakukan, dan juga siapa yang harus melakukannya.
Dalam upaya mencapai tugas-tugas kelompok, setiap anggota harus memahami peran
mereka masing-masing. Mereka harus tahu dengan baik apa yang harus mereka
kerjakan dan juga batas-batas kewenangannya. “Team members must know what
others expect from them. Ambiguity in role expectations produces stress and
hampers performance”.
Uraian jabatan formal seringkali tidak sesuai dengan harapan
masing-masing anggota, oleh karena itu pembagian peran sebaiknya dibicarakan
bersama. Dalam diskusi ini harus dibahas misi tim, kepada siapa tim harus
melaporkan hasil kerjanya?, kewenangan apa yang dipunyai tim?, siapa yang
menentukan pimpinan mereka?, apakah anggota tim setuju pada pembagian pekerjaan?,
dan apakah peran masing-masing anggota tim kelompok tidak bertentangan atau
tumpang tindih satu sama lainnya?.
Seperti hanya dengan anggota tim olahraga, kelompok kerja
memerlukan pengetahuan tentang apa yang dimainkan oleh dirinya dan diri anggota
lainnya. Berdiskusi dengan tujuan menjernihkan atau mengklarifikasikan peran
masing-masing anggota merupakan agenda penting untuk memulai kerja dalam
tim.
F.
Mengatasi
Konflik
Bukan hal yang aneh jika suatu kelompok yang terdiri atas
orang-orang yang berbeda latar belakang, berpotensi memunculkan
konflik. Jika tim gagal menangani konflik dengan semestinya maka
akan gagal mencapai tujuan. Dengan dikembangkannya ketrampilan mengelola
konflik, maka walaupun terjadi konflik, tim masih memperoleh manfaat daripadanya.
Pandangan yang saling bertentangan satu sama lain, jika dikelola dengan baik
justru akan menciptakan suatu keputusan yang lebih baik.
Sebuah tim dapat mengembangkan kapasitas menangani konflik melalui
berbagai cara, misalnya diskusi terbuka tentang konflik itu sendiri atau
melalui diskusi yang tangguh yang penuh perdebatan dan skeptisme. Permainan
peran (role playing), dan latihan-latihan membantu tim mengembangkan komunikasi
terbuka yang diperlukan untuk menyelesaikan konflik secara produktif. Tim yang
berkinerja tinggi antara lain dicirikan dengan adanya anggota-anggota yang
kritis, namun masih saling menghargai satu sama lainnya.
G.
Evaluasi
Akhir
Sebagai suatu tim kerja yang senantiasa berfungsi, tim harus
mengevaluasi hasil kegiatannya guna mengetahui keberhasilan atau pun
kegagalannya. Evaluasi dapat dilakukan melalui berbagai cara. Dalam beberapa
kasus, hasil dari adanya tim kerja dapat diukur berdasarkan kriteria baku
produktivitas atau keluaran. Jika setelah dibentuknya tim, produktivitas lebih
baik daripada sebelumnya maka dapat dikatakan tim tersebut efektif. Kesalahan
yang makin berkurang, biaya produksi makin kecil, tingkat turnover menurun,
adalah beberapa tanda bahwa tim bekerja secara efektif. Pemasok dan juga
pelanggan yang menggunakan jasa tim harus pula dijadikan sumber informasi
keberhasilan atau kegagalan tim.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar